V tem mesecu smo pri projektu Evidenca 2.0 izvedli celovit pregled nadgradenj, implementiranih v sistem, ter analizirali njihovo funkcionalnost, učinkovitost in uporabniško vrednost. Posebna pozornost je bila namenjena preverjanju pravilnosti in ustreznosti nastavljenih atributov za avtomatske izpise obrazcev, ki pomembno prispevajo k optimizaciji administrativnih procesov na višjih strokovnih šolah.

Ob tem smo preučili tudi možnosti nadaljnjega razvoja sistema ter se dogovorili, da bo delovanje Evidence 2.0 predstavljeno ravnateljem in direktorjem višjih strokovnih šol z namenom predstavitve ključnih funkcionalnosti, novosti in prednosti digitalizacije procesov.

Predstavitev sistema in razvojne usmeritve

Sistem Evidenca 2.0 je bil predstavljen ravnateljem in direktorjem višjih strokovnih šol, kjer so bili udeleženci seznanjeni s finančnim vidikom projekta, razvojnimi aktivnostmi ter ključnimi funkcionalnostmi aplikacije. Poseben poudarek je bil namenjen uporabniški izkušnji, preglednosti sistema, upravljanju podatkov ter možnostim nadaljnjega razvoja.

Predstavljena je bila tudi posodobljena klasifikacija sistema, ki jo bo treba v prihodnje dodatno pregledati in po potrebi dopolniti. Predstavniki referatov so izpostavili predvsem potrebo po množičnih izpisih podatkov in dokumentov ter po učinkovitejšem arhiviranju podatkov. Pomembna tema razprave je bila tudi API-knjižnica in povezljivost sistema z drugimi informacijskimi rešitvami, saj je interoperabilnost ključna za učinkovito izmenjavo podatkov.

Ključne nadgradnje sistema

Predstavljene so bile ključne nadgradnje sistema, med katerimi izstopajo:

• naprednejši postopki filtriranja podatkov (izbira, negacija, čiščenje),
• izboljšani izpisi,
• univerzalni izvoz podatkov (Excel/CSV), ki omogoča izvoz prikazanih podatkov.

Na področju študijskih procesov so bile uvedene pomembne novosti:

• ustvarjanje komisij pri diplomskih postopkih,
• razdelitev diplomskih tem na odobrene in neodobrene,
• možnost urejanja tem s strani mentorjev,
• naročanje in dostop do potrdil za študente neposredno v profilu, tudi za pretekla obdobja.

Dodana je bila tudi funkcionalnost SMS-obveščanja o rezultatih izpitov, ki vključuje ocene, kar povečuje uporabniško vrednost sistema.

Dokumentacija in tehnične izboljšave

Pregledan je bil šifrant sporočil, pripravljen v moški, ženski ter PDF-obliki, kar zagotavlja prilagodljivost v različnih komunikacijskih okoljih.

Razvijalci so implementirali manjkajoče tabele za nalaganje dokazil v postopku imenovanja v naziv predavatelja, pri čemer je bila izpostavljena potreba po določitvi omejitev velikosti datotek in podprtih formatov.

Na področju dokumentacije je večina predlog že pripravljena, potrebna pa je še končna uskladitev terminologije in prevodov, priprava vzorcev izpisov ter pravni pregled za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo.

Uvajanje sistema

Izražen je bil interes šol za uporabo sistema, zato je bila poudarjena potreba po določitvi prednostnega vrstnega reda šol za uvajanje sistema ter po vzpostavitvi jasnih meril za vključevanje v posamezne faze implementacije.

Dogovorjeno je bilo, da se pilotna implementacija začne na manjših šolah z internimi informatiki, kar omogoča hitrejše in manj tvegano uvajanje, nato pa se bo sistem postopno širil tudi na zahtevnejše institucije.

Na infrastrukturnem področju je bilo izpostavljeno, da želijo nekatere institucije sistem gostovati na lastnih strežnikih, kar lahko vpliva na časovnico in kompleksnost implementacije. Naslednji ključni korak je prehod na produkcijski strežnik.

Mikrodokazila

Posebna tema so bila mikrodokazila, ki predstavljajo dodatno funkcionalnost. Sistem že vključuje tehnično rešitev s fleksibilno strukturo, vendar obstaja možnost, da bo zaradi teh zahtev potrebno podaljšanje projekta, o čemer že poteka komunikacija z ministrstvom.

Zaključna faza projekta

Projekt se nahaja v zaključni fazi razvoja, kjer je poudarek na:

• finalizaciji funkcionalnosti,
• dokončanju dokumentacije,
• zagotavljanju skladnosti,

z namenom uspešne uvedbe sistema v prakso.

Ključne nadaljnje aktivnosti vključujejo dokončanje dokumentacije, pripravo izpisov, zbiranje povratnih informacij ter koordinacijo z ministrstvom, zlasti na področju mikrodokazil in pravne podpore. Udeleženci so pregledali tudi trenutno stanje projekta ter določili ključne nadaljnje korake za njegovo uspešno zaključitev.

Zadnje srečanje v juniju

Osrednja tema zadnjega srečanja v juniju je bila priprava primopredajnega zapisnika in končnega poročila četrte faze projekta. Dogovorjeno je bilo, da morajo biti vsi dokumenti, vključno s seznamom zaznanih napak, pripravljeni najkasneje do 30. junija. S tem se bo uradno začelo tudi enoletno garancijsko obdobje za odpravo morebitnih pomanjkljivosti.

Poseben poudarek je bil namenjen vzpostavitvi produkcijskega okolja. Udeleženci so izpostavili potrebo po uskladitvi z izobraževalnimi institucijami glede časovnice prehoda, predvsem zaradi obdobja dopustov. Predlagano je bilo tudi pilotno testiranje z eno izmed javnih šol, kar bi omogočilo hitrejše odkrivanje in odpravljanje napak.

Razprava je zajela tudi pregled funkcionalnosti sistema. Dogovorjeno je bilo, da se jasno opredeli, katere funkcionalnosti sodijo v osnovni obseg pogodbe in katere predstavljajo dodatne nadgradnje. Celovit pregled delovanja aplikacije bo izveden do konca meseca.

Na področju dokumentacije je bilo potrjeno, da mora končno poročilo vključevati povezavo do delujoče aplikacije ter seznam odprtih vprašanj. Prav tako je bila poudarjena pomembnost rednih tedenskih usklajevalnih sestankov za učinkovito koordinacijo testiranja in odprave napak.

Udeleženci so se dotaknili tudi tehničnih vidikov, kjer je bilo izpostavljeno, da mora biti produkcijski strežnik postavljen na stabilni in varni infrastrukturi z ustrezno urejenimi dostopi za različne uporabniške vloge.

Sestanek se je zaključil z jasno začrtano časovnico in razdeljenimi nalogami med ključne deležnike. Naslednji koraki vključujejo intenzivno testiranje, dokončanje dokumentacije ter pripravo na prehod sistema v produkcijsko uporabo.