Na sestanku so udeleženci pregledali delovanje upravnega poslovanja na konkretnem primeru postopka naknadnega vpisa, z namenom optimizacije procesov v okviru sistema Evidenca 2.0.

V prvem delu je bil obravnavan celoten potek upravnega postopka. Poseben poudarek je bil na fazi oddaje vloge, kjer je bilo izpostavljeno zagotavljanje popolnosti in pravilnosti podatkov že ob vstopu v sistem. Nadalje je bil analiziran postopek dopolnitve vloge, pri čemer je bila poudarjena jasna komunikacija z vlagateljem ter sledljivost vseh dopolnitev.

V nadaljevanju so bile obravnavane faze zavržbe in odločanja, kjer so ključni elementi pravna pravilnost, transparentnost ter ustrezno dokumentiranje odločitev. Posebej je bil izpostavljen tudi umik vloge, ki mora biti ustrezno evidentiran in procesno zaključen.

Pomemben del razprave je bil namenjen upravljanju spisa, vključno s pravilnim številčenjem spisov ter urejanjem predlogov pred izdajo odločb ali sklepov, kar vpliva na učinkovitost in pravno skladnost postopkov.

V zaključku je bil pregledan Enotni načrt klasifikacijskih znakov z roki hrambe za višje strokovne šole, z namenom zagotavljanja ustrezne arhivske politike, skladnosti z zakonodajo ter dolgoročne urejenosti dokumentacije.

Sestanek je potrdil potrebo po dodatni standardizaciji procesov in digitalni podpori, ki jo sistem Evidenca 2.0 omogoča za večjo učinkovitost, sledljivost in pravno varnost upravnega poslovanja.