V preteklem obdobju je projekt Evidenca 2.0 dosegel pomemben napredek na področju razvoja funkcionalnosti, testiranja sistema in optimizacije upravnih postopkov. Ključen korak predstavlja vzpostavitev povezave z Arnesom, ki omogoča dostop do testnih učilnic in s tem učinkovito testiranje sistema v realnem okolju.

Na funkcionalni ravni so bile uvedene pomembne nadgradnje za predavatelje, predvsem vpogled v predmete tekočega študijskega leta ter sprotni vnos ocen vaj in izpitov. Sistem podpira štiri načine digitalnega podpisovanja – kvalificirani digitalni certifikat, časovni žig, elektronsko pošto in podpis v obliki slike, v prihodnje pa je predvidena tudi uvedba e-žiga. Hkrati sistem omogoča upravljanje mentorjev in somentorjev, oddajo vlog za imenovanje v naziv ter pregled in urejanje osebnih podatkov, kar prispeva k bolj ažurnim in točnim evidencam.

Na vsebinski ravni je bil poudarek na upravljanju vlog, kjer se pri priznavanju predhodno pridobljenega znanja predmeti izbirajo iz obstoječega seznama, obravnavan pa je bil tudi postopek naknadnega vpisa ter vloge strokovnih delavcev. Odprto ostaja vprašanje dodatnih, nepredvidenih vlog, zato je bil sprejet pristop, da se najprej izvede en celovit referenčni postopek kot podlaga za nadaljnji razvoj sistema.

Pomemben napredek je bil dosežen tudi pri optimizaciji upravnega poslovanja, kjer je bil podrobno analiziran postopek naknadnega vpisa, zlasti z vidika pravilnosti in sledljivosti podatkov pri oddaji in dopolnjevanju vlog, ter transparentnega odločanja in ustreznega evidentiranja zavržb in umikov. Posebna pozornost je bila namenjena tudi upravljanju spisov, vključno s številčenjem in pripravo odločb oziroma sklepov, ter upoštevanju Enotnega načrta klasifikacijskih znakov z roki hrambe. Ugotovljena je bila potreba po večji standardizaciji in dodatni digitalni podpori za zagotavljanje učinkovitega in pravno skladnega poslovanja.

V okviru projekta so potekali tudi trije ključni sestanki, namenjeni testiranju aplikacije, spremljanju projektnih kazalnikov in usklajevanju časovnice zaključka. Pri testiranju je sodelujoča izobraževalna ustanova podala povratne informacije o izzivih ter predloge za izboljšave, hkrati pa je bila analizirana tudi uporabniška izkušnja študentov. Sistem študentom omogoča prijavo na izpitne roke, pregled prijav in ocen, dostop do »mape študenta« z dokumentacijo ter vpogled v potek študija, vključuje pa tudi SMS obveščanje.

Projekt Evidenca 2.0 napreduje skladno z načrti, z jasnim poudarkom na digitalizaciji procesov, izboljšani uporabniški izkušnji ter zagotavljanju pravne skladnosti, kar predstavlja trdno osnovo za nadaljnji razvoj in implementacijo sistema.