3. marca 2026 je na Biotehniškem centru Naklo potekalo strokovno srečanje Izobraževanje referentov in referentk višjih strokovnih šol. Dogodek je bil namenjen strokovni izmenjavi informacij, razpravi o aktualnih vprašanjih, stanju Evidence 2.0 ter krepitvi sodelovanja med referati višjih strokovnih šol in pristojnimi institucijami.

Udeležence je uvodoma pozdravila Irena Gril, ravnateljica Višje strokovne šole Biotehniškega centra Naklo. V nadaljevanju pa sta zbrane nagovorila tudi predstavnika Ministrstva za vzgojo in izobraževanje mag. Katja Dovžak ter Miha Zimšek iz Skupnosti višjih strokovnih šol.

V prvem osrednjem strokovnem delu srečanja je predstavnik podjetja MIPS programska oprema d.o.o., dr. Domen Verber,  predstavil načrtovane funkcionalnosti sistema Evidence 2.0.  Predstavitev je zajemala procese, ki jih bo Evidenca 2.0 podpirala skozi celoten študijski proces.

Organizacija študijskih programov – Sistem bo omogočal upravljanje študijskih programov od oblikovanja modulov in učnih enot do izvedbe programa ter postopke za vpis programov v razvid in upravljanje aktivnih izvedb programov.

Strokovni delavci – Evidence 2.0 bo omogočala tudi vodenje podatkov o strokovnih delavcih, vključno z evidencami zaposlitve, habilitacijskimi postopki ter sodelovanjem pri izvedbi učnih enot.

Evidenca študentov – Pomemben del sistema predstavlja evidenca študentov, ki zajema celoten študijski ciklus od vpisnih postopkov, spremljanja študijskega napredka do upravljanja podatkov študentov skozi celoten potek študija.

Izpitna evidenca – Sistem bo podpiral postopke vodenja izpitnih evidenc, razpis izpitnih rokov, prijave in odjave študentov na izpite ter vnos in objavo izpitnih rezultatov.

Vodenje upravnih postopkov – Nova aplikacija bo podpirala tudi vodenje upravnih postopkov, kot so delo komisij, obravnava študentskih vlog ter priprava in izdaja odločb v skladu z zakonodajo in internimi akti posamezne šole.

Praktično izobraževanje – Poseben sklop funkcionalnosti je namenjen praktičnemu izobraževanju, kjer sistem omogoča pripravo pogodb z delodajalci, spremljanje opravljenih ur prakse ter administrativno podporo študentom in mentorjem.

Digitalni dostop za študente in zaposlene

Sistem uvaja tudi sodobnejši uporabniški dostop:

• študenti bodo imeli vpogled v e-indeks, izpitne obveznosti ter potek oddanih vlog,
• strokovni delavci pa bodo lahko vnašali ocene, spremljali podatke o študentih in upravljali študijski proces.

Eden izmed pomembnih ciljev nove aplikacije je postopni prehod na brezpapirno poslovanje, pri čemer bo omogočeno tudi elektronsko podpisovanje dokumentov ter digitalno vodenje postopkov. Kljub temu bo še vedno možen tudi zajem in shranjevanje dokumentov v elektronski obliki.

Predvideno je, da bo aplikacija Evidence 2.0 zaključena in pripravljena za uporabo do 30. junija 2026, vendar bodo šole v sistem prehajale postopoma. V prvi fazi je v testiranje vključenih pet zavodov, nova aplikacija pa se bo v začetnem obdobju izvajala vzporedno z obstoječo evidenco. Ob uvedbi bodo pripravljena tudi navodila za uporabo ter izobraževanja za uporabnike.

V prihodnje bo potrebno zagotoviti izvajalca, ki bo po zaključku projekta skrbel za prenos podatkov, nadgradnjo sistema, varno shrambo in arhiviranje podatkov. Ter zagotoviti izobraževanja tako za referente in ustale uporabnike evidence 2.0.

Dr. Domen Verber je predstavil tudi odgovore na najpogostejša vprašanja, ki so jih pred dogodkom postavili udeleženci.

Razprava, ki se je razvila med udeleženci, je pokazala na potrebo po čim hitrejšem razvoju in uvedbi sistema Evidence 2.0, ki je namenjen vodenju evidenc na višjih strokovnih šolah. Udeleženci so izpostavili, da bodo morali v prehodnem obdobju voditi dvojne evidence, kar predstavlja dodatno administrativno obremenitev za referate.

Sledila je predstavitev postopka prijave v sistem eVŠ, ki jo je Natalija Klepej Gržanič iz Skupnosti višjih strokovnih šol. Udeleženci so se seznanili z aktualnimi postopki in pomembnimi informacijami za učinkovito izvajanje prijavnega procesa. Med novostmi se v letošnjem letu načrtuje, da bodo šole, ki imajo preizkuse nadarjenosti in posebne psihofizične sposobnosti le-te same vnašale v eVŠ.

V nadaljevanju sta mag. Katja Dovžak in Borut Bajželj odgovarjala na vprašanja udeležencev ter podala dodatna pojasnila glede aktualnih pobud in izzivov v sistemu višješolskega izobraževanja. Še vedno ostaja več izzivov povezanih z normativi in delovnimi obvezami, ki jih opravljajo referenti in referentke. Z udeleženci smo se dogovorili, da bodo vsa dodatna vprašanja, ki so bila naslovljena med dogodkom posredovali na elektronski naslov sekretariat@skupnost-vss.si.

Odgovori na vprašanja, povezana z delovanjem centra ENIC-NARIC, so objavljeni med gradivi dogodka, na kar so bili udeleženci srečanja posebej opozorjeni.

Popoldanski del srečanja je bil namenjen praktični delavnici o konstruktivni komunikaciji, ki jo je vodila mag. Barbara Lapajne Predin. Delavnica je udeležencem ponudila priložnost za nadgradnjo komunikacijskih veščin, ki so ključnega pomena pri vsakodnevnem delu z različnimi deležniki v izobraževalnem procesu.

Gradiva:

EVIDENCA 2.0 – Naklo

Izobraževanje referentov in referentk 2026

VPS_PP2026

Fotografije: